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重庆如何最有效地使用工作场所的电子邮件

重庆如何最有效地使用工作场所的电子邮件

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详细介绍

**设置早上6点的闹钟,检查电子邮件,上床睡觉**

**在闹钟响起时醒来,关闭闹钟,检查电子邮件**

这个例行程序听起来熟悉吗?我不可能是一个几乎连着手机,不断查看电子邮件的人。十多年来,电子邮件一直只是企业最主要的沟通方式之一。

当然,随着时间和工作场所本身的发展,内部沟通的选择越来越多。例如,有Slack这样的应用程序,许多人仍然喜欢好的、老式的当面交谈方式。但随着这些互动方式的增多,记住所有这些方式的正确“礼仪”也变得有点棘手。

但电子邮件并没有完全成为过去——然而——只是我们中的许多人已经忘记了使用它的正确方式,至少在工作场所是这样。这就是为什么良好、有效地利用它和以往一样重要的原因,这意味着保持一些基本的应做和不应做的事情。从下面的列表中可以看出,有效的电子邮件通信意味着它需要既相关又适当,这取决于它的主题和重要性。请继续阅读完整的列表。

如何最有效地使用工作场所的电子邮件。无论是给你更好的朋友/同事的内部邮件,还是给客户的充满重要信息的邮件,你都应该养成适当称呼对方的习惯。一个很好的经验法则是,无论是直呼其名还是更正式的称呼,都要像在谈话中那样称呼此人。

2)适应。的意思是:了解你的收信人。研究此人过去发送的任何电子邮件,识别她的语气或写作风格,并加以适应。如果她的电子邮件历来都很短,而且直截了当,那可能只是意味着她非常忙。在这种情况下,在回复邮件时尽量简洁。

3)在单击“发送”之前始终进行检查这一点可能是发送电子邮件时的“做法”。最糟糕的感觉之一是点击“发送”,却发现你错过了什么,没有附上文档,或者拼错了什么(嘿,我们都去过)。专业提示:为了避免这些意外,在你有机会再次检查邮件之前,不要把电子邮件地址放在“收件人”行。

4)保持短消息。在邮件中添加无关细节是没有意义的——而是直接切入主题。一封可以兼作中篇小说的电子邮件对发件人或收件人都没有时效性。我们就到此为止。

5)保持收件箱清洁。我们知道你在那里——那些未打开的电子邮件数量达到三位数(或更糟)的人。当我想象一部以工作环境为背景的恐怖电影时,看到成百上千封未打开的电子邮件,我想坐在沙发上,用毯子遮住眼睛。清理你的收件箱,为不同的客户拆分文件夹,努力减轻因收件箱按钮旁出现大数字而带来的压力。

6)按时查看电子邮件。换句话说,不要陷入每隔几分钟检查一次电子邮件的陷阱。更大的动力杀手之一是养成频繁查看电子邮件、暂停工作、重新集中注意力的习惯。

在Revenue River Marketing,我们的目标是每天检查我们的电子邮件3-4次,除非因为紧急情况需要花费更多时间。这种做法有助于我们继续参与内容创建和客户交付。

7)记住,有些事情更好是留给自己。

“哦,你刚从你朋友在拉斯维加斯举办的单身派对回来?哦,你想给我发电子邮件,详细叙述一下这件事的细节吗?在你的一生中,这些细节可能不会出现一次以上?”

就停在那里。通过工作场所的电子邮件地址接收符合这种描述的电子邮件不是一个好主意。这并不是说你的雇主困扰

让我们面对现实:我们都至少违反了其中一条规则。但下一次当你发现自己想重复它时,请从键盘后退一步——想想下面的列表。

最初发布于2017年9月12日上午8:00,更新于2021年6月9日

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